1. Objet
Les présentes conditions générales d’utilisation (les « CGU ») fixent les règles d’accès et d’utilisation d’HR Engine, logiciel de gestion des ressources humaines (SIRH) proposé en ligne par [raison sociale et forme juridique], immatriculée au RCCM sous le numéro [RCCM], dont le siège est situé [adresse du siège] (« HR Engine », « nous »).
Les conditions commerciales (offres, prix, paiement, échéances) figurent dans les conditions générales de vente. Le traitement des données personnelles est décrit dans la politique de confidentialité.
2. Définitions
- Client : l’entreprise ou l’organisation qui crée un espace société sur HR Engine et souscrit une offre.
- Administrateur : la personne désignée par le Client pour configurer son espace, inviter les Utilisateurs et leur attribuer des rôles.
- Utilisateur : toute personne disposant d’un accès à l’espace du Client (administrateurs, responsables RH, gestionnaires de paie, managers, employés).
- Service : l’application HR Engine et ses modules, accessibles par navigateur et sur téléphone.
- Données du Client : toutes les informations saisies ou importées dans l’espace du Client, notamment les dossiers du personnel.
3. Acceptation des CGU
La création d’un espace société vaut acceptation des CGU par le Client. Chaque Utilisateur les accepte lors de l’activation de son compte. Si vous n’acceptez pas les CGU, vous ne devez pas utiliser le Service.
4. Description du Service
Selon l’offre souscrite, le Service comprend notamment :
- les dossiers du personnel et les documents des employés ;
- les congés et absences, avec leurs circuits de validation ;
- le pointage, y compris hors ligne, avec contrôle de géozone et photo en option ;
- les plannings et les heures supplémentaires ;
- le tableau de bord ;
- la paie (bulletins, déclarations) ;
- les notes de frais ;
- le recrutement, la performance, les compétences et les formations.
Le Service évolue : nous pouvons ajouter, modifier ou retirer des fonctions, sans réduire de manière substantielle ce qui est compris dans l’offre en cours de validité du Client.
5. Accès et comptes
L’Administrateur invite les Utilisateurs par e-mail. Les employés sans adresse e-mail peuvent recevoir un compte de pointage (téléphone et code personnel à 6 chiffres), activé par un code à usage unique remis par les ressources humaines.
La connexion se fait par e-mail et mot de passe, par code envoyé par e-mail ou par un compte Google. Le Client peut imposer une double vérification (code envoyé par e-mail) à certains rôles ; chaque Utilisateur peut aussi l’activer pour lui-même.
Les identifiants sont personnels et confidentiels. L’Utilisateur prévient sans délai son Administrateur, et nous-mêmes à [adresse e-mail du support], de toute utilisation non autorisée de son compte. Les actions faites avec ses identifiants sont réputées faites par lui.
6. Rôles et droits d’accès
Le Client décide, par les rôles qu’il attribue, qui voit et qui modifie quelles informations (par exemple : toute la société, une équipe ou son seul dossier). Les informations de paie ne sont visibles que des rôles autorisés. Le Client est responsable du choix des rôles et de leur mise à jour, notamment au départ d’un Utilisateur.
7. Obligations du Client et des Utilisateurs
Le Client et les Utilisateurs s’engagent à :
- utiliser le Service conformément à la loi, notamment au droit du travail applicable ;
- ne saisir que des informations exactes, nécessaires et collectées loyalement auprès des personnes concernées ;
- informer leurs employés du traitement de leurs données dans HR Engine, en particulier du pointage, de la géozone et, s’il est activé, de la photo de pointage ;
- ne pas tenter d’accéder aux données d’une autre société, de contourner les limites de l’offre ou les contrôles de sécurité, ni de perturber le Service ;
- ne pas déposer de contenu illicite, malveillant ou portant atteinte aux droits d’autrui.
Les calculs (soldes de congés, heures, paie, déclarations) sont faits à partir des règles et des informations paramétrées par le Client. Le Client vérifie ces paramètres et reste responsable des documents qu’il émet et des déclarations qu’il dépose.
8. Données du Client
Le Client reste propriétaire de ses données. Nous ne les utilisons que pour fournir le Service, en assurer la sécurité et le support. Chaque société est isolée des autres dans la base de données.
Le Client peut exporter ses données à tout moment. Les données ne sont jamais supprimées à cause d’un impayé : à l’échéance d’une offre payante, l’espace peut passer en lecture seule ou sur l’offre Découverte, comme prévu aux CGV, mais la consultation et l’export restent possibles.
À la clôture de l’espace demandée par le Client, les données sont supprimées dans un délai de [délai de suppression après clôture], sous réserve des documents que nous devons conserver au titre de nos obligations légales (factures notamment).
9. Données personnelles
Pour les données de ses employés, le Client est responsable du traitement et HR Engine agit comme sous-traitant, sur instruction du Client. Les engagements de chacun, les sous-traitants que nous utilisons et les droits des personnes sont décrits dans la politique de confidentialité.
10. Disponibilité et support
Nous faisons nos meilleurs efforts pour rendre le Service accessible en continu. Il peut être interrompu pour maintenance, si possible en dehors des heures ouvrées et après information des Administrateurs, ou en cas d’incident chez nos hébergeurs ou opérateurs. Le pointage hors ligne permet de pointer sans réseau ; les pointages sont transmis au retour de la connexion.
Le support est assuré par e-mail et par le centre d’aide pour toutes les offres, et selon l’offre par WhatsApp aux heures ouvrées, en priorité ou par un interlocuteur dédié (voir les CGV).
11. Propriété intellectuelle
Le Service, son code, ses interfaces, ses textes, sa marque et ses logos sont la propriété de [raison sociale] ou de ses partenaires. Le Client reçoit un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non transférable, pour ses besoins internes et pendant la durée de son offre. Toute copie, revente ou ingénierie inverse est interdite, sauf dans les limites permises par la loi.
12. Responsabilité
Nous sommes tenus d’une obligation de moyens. Nous ne sommes pas responsables des dommages résultant d’une mauvaise utilisation du Service, d’informations inexactes saisies par le Client, d’un paramétrage inadapté, d’une indisponibilité du réseau ou de l’équipement de l’Utilisateur, ni d’un cas de force majeure.
Sauf faute lourde ou intentionnelle, notre responsabilité totale est limitée aux sommes payées par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur.
13. Suspension et résiliation
Nous pouvons suspendre l’accès d’un Utilisateur ou d’un espace en cas de manquement grave aux CGU, de risque pour la sécurité du Service ou sur demande d’une autorité, en informant le Client sauf urgence. Le Client peut cesser d’utiliser le Service à tout moment et demander la clôture de son espace à [adresse e-mail du support].
14. Modification des CGU et droit applicable
Nous pouvons modifier les CGU. Les Administrateurs sont informés des changements importants au moins trente jours avant leur entrée en vigueur ; la poursuite de l’utilisation du Service après cette date vaut acceptation.
Les CGU sont soumises au droit malien. En cas de litige, les parties recherchent d’abord une solution amiable ; à défaut, les tribunaux de Bamako sont compétents.